Ali imajo danes organizacije sploh še opcijo, da govorijo o izgovorih? Tehnologija in vse, kar s seboj prinaša je danes tukaj. Konec leta 2019 se zdi, da na vlak digitalizacije skačejo še zadnja podjetja, ki želijo biti konkurenčna na trgu tudi v naslednje desetletju.

Cene Štupar konec leta 2019 praznuje svojo 60-letnico delovanja. Če smo se iz preteklih izkušenj kaj naučili, je gotovo to, da smo živeli in preživeli, ker smo se bili zmožni hitro prilagajati potrebam okolja. Danes, v hitro spreminjajočem svetu, je ta potreba prilagajanja toliko večja. Z načinom delovanja iz preteklosti ne moremo odgovarjati na izzive prihodnosti.

V nadaljevanju vam predstavljamo 6 razlogov, zakaj je digitalna preobrazba vašega podjetja nujna.

1.Delamo lahko od kjerkoli in kadarkoli

Različni smo si, eni so bolj učinkoviti zjutraj, drugi pozno zvečer. Pri digitalni hrambi dokumentov v oblaku so dokumenti vedno na voljo in sodelavci do njih dostopajo takrat, ko jim to ustreza. Odpadejo tudi geografske ovire. Dokument lahko ustvari sodelavec na drugem koncu sveta, sam pa ga lahko urejaš nato naprej v svojem delovnem času. Poleg tega lahko do dokumentov dostopaš preko telefona, tablice…

2. Prihranimo na času

Resda ne na začetku. Vzeti si moramo kar precej časa, da dokumente prenesemo v oblak, jih smiselno organiziramo, usposobimo ljudi. A že kmalu se pokaže, da je prihranek časa ena glavnih prednosti digitalizacije. Dokumenti v oblaku se samodejno shranjujejo, hkrati pa jih veliko lažje najdemo in se ne ukvarjamo z zamudnim iskanjem po delovnih mizah in fasciklih. Prihranek je tako v zmanjšanju delovnih ur kot v obremenjenosti zaposlenih.

3. Optimizacija prostora in drugih stroškov

Gora fasciklov, v katerih se hrani papirna dokumentacija verjetno zajema velik del naših delovnih pisarn. Z uvedbo brezpapirnega poslovanja sprostimo fizični prostor, hkrati pa dosežemo tudi vrsto drugih finančnih učinkov (nižji stroški za tiskanje, za poštnino…). Raziskava je pokazala, da lahko letno prihranimo tudi več kot sto evrov na zaposlenega.

4. Boljši pretok nekaterih informacij

Če želimo izboljšati klimo v podjetju se vse začne pri komunikaciji. Pri delu s podjetji se velikokrat srečujemo z zaposlenimi, ki niso zadovoljni, ker bi si želeli boljšega pretoka informacij. Z digitalizacijo zapisnikov in ostalih pomembnih obvestil poskrbimo, da se zaposleni seznanijo z vsem, kar se v organizaciji dogaja in je za njih relevantno.

5. Večja varnost podatkov

Digitalni podatki so praviloma tudi varnejši. Ni pa nujno. Podjetja morajo poskrbeti, da so podatki šifrirani in shranjeni tako, da uveljavijo varnostna pravila in omejijo dostop. Vprašanje varnosti digitalnih podatkov je sicer kompleksno, obstajajo argumenti tako za kot proti. Nekatera podjetja se odločajo, da posebej občutljive dokumente hranijo le v papirni obliki v sefu. Toda če pomislimo na vse podatke, ki jih nimamo v sefih. Je res bolj varno, da jih imamo v fasciklih po arhivih oz. po možnosti celo po pisarnah?

6. Pozitiven vpliv na okolje

Ste si kdaj izračunali koliko printov in kopij naredite letno? Povprečno podjetje naj bi porabilo več kot 10 tisoč listov papirja na leto, kar ustreza velikosti manjšega drevesa. Veliko podjetij zaradi različnih razlogov še vedno daje prednost fizičnemu podpisovanju dokumentov, veliko posameznikov pa lažje analizira in obdeluje (sploh daljše) dokumente v papirni obliki. Seveda ni potrebno čez noč ukiniti tiskanja, gre za prizadevanje za družbeno odgovornost in ozaveščanje o zmanjševanju porabe papirja.

Kako pa se lotiti digitalizacije, da bo ta čim bolj uspešna?

Običajno je najtežje začeti. Najpomembnejša stvar je, da so že pri načrtovanju digitalne strategije vključeni vsi zaposleni. Zlasti tisti, za katere menite, da se digitalizacije najbolj bojijo. Strahove je treba nasloviti. Če imajo pomisleke, morajo biti slišani, na pomisleke je potrebno odgovoriti. Razumeti morajo razloge za vsako spremembo in vse nove postopke organizacije podjetja, saj to lahko pomembno vpliva na celoten delovni proces.

Dejstvo je, da pri digitalni preobrazbi ni enega samega recepta, vsaka organizacija si mora v skladu s svojo vizijo sestaviti svojo zgodbo.

Cene Štupar ima za seboj 60 let razlogov, da je preobrazba nujna.

Pri vaši preobrazbi vam lahko pomagamo…

Za vas piše: 

ROK TRDAN

Po izobrazbi profesor geografije in zgodovine, po duši pa večni optimist in iskalec nečesa novega. Večletne izkušnje na področju dela z ljudmi je pridobival preko dolgoletnega prostovoljnega udejstvovanja, na poklicnem področju pa preko koordiniranja projektov za brezposelne osebe in izvajanja številnih delavnic s področja digitalnih kompetenc. Najbolj je zadovoljen, ko opazi napredek, tako na področju osebnega razvoja posameznika kot optimizacije kakšnega delovnega procesa podjetja. Skrbi za vse tehnične podrobnosti orodij, ki pomagajo podjetjem pri razvoju kadra, sodeluje pri razvoju orodij, izvaja pa tudi testiranja in individualna svetovanja za zaposlene v podjetjih.

Rok je svetovalec v projektu Svetovanje za zaposlene, koordinator programov projekta KORAK - Kompetence za razvoj kariere. 

Oba projekta sofinancira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada, ter Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport)

Sodelavci o Roku:

• Nisem še srečala človeka, da bi bil tako zelo natančen, temeljit, da bi se poglobil v res vsako podrobnost. Če delaš z njim, veš, da bo vse narejeno, kot je treba. Obenem pa je izredno pozitiven, optimističen in nikoli slabe volje. 

Rok je dosegljiv na:

rok.trdan@cene-stupar.si,

031 729 904