Nekaj teorije, ki naj vas ne prestraši

Prejšnji teden sva s sodelavko Majo občudovali notesnik na direktorjevi mizi. Ko ga je odprla, je prebrala: »Problem ni v pomanjkanju časa, ampak v postavljanju prioritet! 

Drži! Postavljanje prioritet nam ne dovoli, da ostajamo v coni »jamranja« oziroma coni »sedenja na dveh stolih«. Sili nas k potrebnemu odločanju in prevzemanju odgovornosti za svoje življenje. Zagovarjam logiko, da nam v vsaki situaciji določena stvar pomeni več kot druga. Čeprav na videz ne izgleda tako. Pretehta malenkost. In to je prioriteta.

Predavatelj za Etiko na Filozofski fakulteti, dr. Edvard Kovač, nam je že pred dobrimi 20 leti povedal anekdoto o oslu, ki je stal pred dvema kupoma sena. Ni se mogel odločiti kateri kup bi najprej pojedel. Ni se odločil, zato je umrl od lakote, ob dveh kupih sena.

Druga pomembna stvar, s katero »odganjam« tatove in se borim za čas, je dobra organizacija. Številni strokovnjaki in preprosti ljudje, tudi sama, stavimo na dobro organiziranost našega dela in zasebnega življenja. Vedeti moram KDO, KAJ in KAM. Kakšen dan le obsedim. Paše in koristno je, ampak na dolgi rok ne gre.

Organizaciji dodajam še jasno delitev odgovornosti. Pomaga tako doma kot v službi. Vsak mora točno vedeti kaj je njegova dolžnost. Če zataji, vemo kdo je tat.

Pika pa i pa je poenostavljanje stvari. Najlepše stvari so najbolj preproste stvari. Ni potrebno, da smo na vseh področjih najboljši. Saj poznate današnji ideal o super uspešnih ženskah, ki so tudi super fit urejene mame, pridne gospodinje in odlične kuharice, ki se ves čas le smehljajo. Ste jo že srečali?

Kako organiziranost, postavljanje prioritet, delitev odgovornosti in poenostavljanje uresničujemo v naši družini? 

Kuhanje toplega obroka, vsaj minimalno pospravljeno stanovanje, pravočasno opravljene obveznosti otrok za šolo in gibanje so naše družinske prioritete. Kako jih realiziramo?

• Kuhamo več hrane naenkrat, v velikih loncih, preproste jedi. Otroci pomagajo pri kuhanju in starejše dva (9, 10) si sama pripravita preproste (kuhane) obroke (ob prisotnosti odraslega). 
• Naše pravilo je »vsaka stvar ima svoje mesto«. Vsako stvar, ki jo vzamemo, vedno vrnemo na svoje mesto. Stanovanje bo vedno izgledalo pospravljeno in vedeli bomo kje se stvar nahaja. Ne tratimo časa z iskanjem, ki je bilo pri nas zelo pogosto. 
• Starejša dva otroka pospravljata svoje sobe, zadolžena sta za sesanje, zlaganje posode, pripravo in pospravljanje mize.
• Glede šole pa… Hči ne potrebuje skoraj nobene pomoči, sin pa. Ja, pomagam mu. To je moja prioriteta, moja odločitev. Nekatere rožice je potrebno večkrat zaliti kot druge, nekateri otroci potrebujejo več naše pomoči kot drugi. Res pa je, da je najin čas za učenje točno odmerjen in ga mora sin »dobro izkoristiti«.
• Če je le možno, se ne vmešavam v otroke, jim ne organiziram stvari. Velikokrat kar »izginem«, da se sami zmenijo, sami najdejo rešitev. 
• Vsak dan je na urniku »dolgčas«. Poberem vse pripomočke in naj se znajdejo. Dobijo super ideje in se povežejo. To je novost tega poletja.
• Ko gremo na zrak, gremo vsi skupaj. Izberemo aktivnosti, da se lahko vsi istočasno gibljemo.

Zahtevno je, s časom malo manj. Ne uspe vedno in potrebovala sem leta, da sem ugotovila kaj deluje. 

Kako koncepte udejanjam(o) pri delu oziroma v službi?

Tako kot v družini, moramo tudi v ekipi koncepte živeti vsi, sicer tatov ne premagamo. Kaj počnem(o)?

• Uporabljamo Outlook koledar, kamor ekipa vpisuje svoje obveznosti. 
• S sodelavci komuniciramo preko Teams-ov. Marsikatero dilemo rešimo z nekaj stavki, ki nadomestijo celo 30-minutne debate v živo. No, včasih so potrebne, če pa so prepogoste, so prave tatice.
• Vpeljujemo oziroma ohranjamo on-line srečanja, sestanke, ki ne zahtevajo časa za potovanje. Sogovorniki smo veliko bolj fokusirani, zato so načeloma krajši. Če je možno in smiselno, izvajamo on-line svetovanja.   
• Namerno krajšamo čas sestankov (tistih, na katere imamo vpliv).
• Držimo se plana, če je le možno.
• Delamo od doma. Sama prihranim 2 uri časa dnevno, ki jih izkoristim za delo ali za marsikaj drugega. Direktor hvala!
• Za konec sem prihranila zelo zahrbtnega tatu časa in tudi energije, ki ga velikokrat niti ne prepoznamo. Trudim se, da se čim manj časa ukvarjam z vprašanji: Kako bi moramo biti?, Kaj je drugi mislil, rekel?, Kaj je drugi naredil oziroma bi moral narediti oziroma ni naredil?…  To je prazno govoričenje, klevete, čenče, opravljanje. 

Številni koncepti pri delu oziroma v službi so povezani z digitalizacijo procesov. 

Informacijsko–komunikacijska tehnologija (IKT) tatica ali prijateljica?

Vse se je začelo v samoizolaciji, ki je bila za našo ekipo Velik učitelj. Bila sem le doma. Odvečnih poti, ki bi mi kradle čas, ni bilo. Bila pa so opravila, s katerimi sem izgubljala čas. Delo in šolanje otrok je potekalo »on-line«, »na daljavo«. Vse je bilo odvisno od IKT. Hvala, da jo imamo, ampak, vsaj na začetku samoizolacije, je bila IKT velika tatica časa. Kako to?

Veliko spletnih orodij, učilnic so uporabljali otroci za delo »od doma«. Skupaj z njimi sem preizkušala Moodle, Googlove učilnice, E-asistenta, Xooltime, odpirali smo aplikacije, e-naslove… Vsi skupaj z učitelji smo se učili kaj deluje in kaj ne. Učili smo se tudi vsi v ekipi. Preizkušali smo Yammer, Slack, Teams. Veliko časa smo namenili testiranju uporabnosti. V tem smo videli le dodatna opravila, ki so nam kradla čas.

Kdaj je IKT postala prijateljica?

Vzeli smo si čas zanjo, bili smo vztrajni pri uporabi in smo jo osvojili. Videli smo, da nam krajša procese, izboljšuje transparentnost. Bistvo tehnologije je, da nam olajša delo oziroma izboljšujejo življenje. Z njo smo lahko pametnejši od prebrisanih tatov. Res pa je, da mora biti tehnologija prava, mi pa usposobljeni zanjo. Odgovarjati mora na naše potrebe in reševati naše vsakdanje probleme. Temu načelu smo predani tudi, ko izvajamo delavnice digitalnega izobraževanja za zaposlene: https://www.cene-stupar.si/sl/razvoj-kariere/ponudba-za-podjetja/digitalno-izobrazevanje

Nekaj predlogov kako, poleg digitalizacije pri delu, sama ukrotim tatove časa, sem zapisala. Ogromno jih še. Tudi organizacija in načrtovanje, postavljanje prioritet so naše kompetence, ki jih lahko izboljšamo: https://korak-kadri.si/izobrazevanja/organizacija-nacrtovanje/

Ne izgubljajte časa, ker je dragocen: jana.mlacnik@cene-stupar.si.

Za vas piše: 

JANA MLAČNIK

Po izobrazbi diplomirana andragoginja z magisterijem iz kadrovskega managementa.  Že celo svojo kariero se kali na področju izobraževanja odraslih, vodila je delavnice vseživljenjske karierne orientacije, spretna je v pripravi prijav na evropske projekte.  Svetuje podjetjem s področja razvoja kadrov, sodeluje je pri vsebinski pripravi orodij za ugotavljanje motivacije in merjenje kompetenc po metodi 360, izvaja testiranja oziroma individualna svetovanja za zaposlene v podjetjih. Pripravi vam program izobraževanja, ki bo odgovoril na vaša pričakovanja in je poln konkretnih nasvetov, ki jih boste že naslednji dan preizkusili pri svojem delu. Vodi področje dela s podjetji na Cene Štupar - CILJ.

Jana je svetovalka v projektu Svetovanje za zaposlene, koordinatorka programov projekta KORAK - Kompetence za razvoj kariere. 

Oba projekta sofinancira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada, ter Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport

Sodelavci o Jani:

• Vrzi izziv pred Jano in dobil boš preskakovalca ovir. Jaz ji ljubkovalno rečem buldožer. Jana s svojo vztrajnostjo pride povsod in doseže marsikaj, a vseeno pri tem ostaja mehka in prijazna. Zato jo tudi občudujem. Je vestna, marljiva, natančna, organizirana in v meni zbuja potrebo po tem, da postanem boljša različica sebe.
• Rada ima sladkarije, a se jim trudi upreti.
• Predana delu, ideji, za katero stoji, usmerjena v akcijo (spodbujevalec).
• Je odličen strateg, projekte zgradi na trdnih temeljih, tako da je njihova uspešnost zagotovljena. Deloholik,  a izredno prijetna sodelavka in sogovornica. 

Jana je dosegljiva na:

jana.mlacnik@cene-stupar.si,

031 729 908