So sestanki nujno zlo?

Težko rečemo, da so sestanki dosegli svoj namen, če jih zaposleni doživljajo kot nujno zlo. Obračanje z očmi prav gotovo ima neko realno podlago. Raziskave HBR (Harvard Bussines Review) so namreč pokazale, da več kot 90% zaposlenih med sestanki sanjari, več kot 70% med sestankom opravlja drugo delo in za skoraj 50% zaposlenih, so sestanki popolna izguba časa. Veljalo naj bi, da predvsem ciljno naravnani ljudje doživljajo veliko stresa na sestankih. K dvigu kortizola v krvi gotovo prispevajo sestanki, ki nimajo jasnega cilja in jasnega dnevnega reda. Kadar sestanek ni dobro načrtovan in izpeljan, to prispeva k odklonilnemu dojemanju sestankov na splošno in jih seveda posledično dojemamo kot nujno zlo. Izguba časa ni edina posledica, o izgubi denarja je bilo prelitega tudi že kar nekaj virtualnega črnila, a to je že tema za kak drug blog.

Spet ti?!?!

Sedite torej na sestanku, komaj čakate, da se konča, ne vidite smisla v njem, ne veste kaj je vaša funkcija na sestanku, vse skupaj se že vleče, zgoraj omenjena ciljna ravnina se vam prikazuje kot fatamorgana in na to se za nameček oglasi še vaša sodelavka, ki želi nekaj povedati. Pomislite: ''Spet ti!?'' Verjetnost, da gre že (tradicionalno) za isto osebo, je velika in sodi v precej pogoste napake, ki se nam na sestanku pripetijo.

Katere so torej najbolj pogoste napake, ko gre za sestanke?

× Vedno se oglašajo eni in isti, vodja sestanka ne povabi ostalih udeležencev v dialog.

× Sestanek nima vodje, četudi neformalnega.

× Sestanek nima dnevnega reda in jasnega cilja.

× Udeleženci sestanka ne vedo kaj je njihov prispevek k sestanku, ne vedo kaj je njihova funkcija.

× Dogovori niso zapisani in po zaključku sestanka se ne spremlja implementacija dogovorjenega.

× Neupoštevanje dogovorjenega časa, redno podaljševanje sestankov.

× Sestanek ni relevanten, vodja pa zahteva prisotnost vseh.

× Sestanek se ob ali po koncu ne evalvira.

Prepričana sem, da bi se marsikdo spomnil še mnogočesa, a nekje moramo potegniti črto. Z gotovostjo pa lahko trdimo, da se srž problema nahaja v slabo načrtovanih sestankih, ki nimajo jasnega namena in cilja.

Kaj lahko pomaga, da se oči ne obračajo in držijo fokus?

Naj naštejem le nekaj elementov učinkovitih sestankov:

✓ Sestanek skličimo samo takrat, ko je to potrebno. Če želimo biti le v stiku s sodelavci, organizirajmo ločeno (tematsko,  neformalno..) srečanje.

✓ Vsak dober sestanek ima vsaj neformalnega vodjo, ki je usmerjen k ciljem, zaradi katerih je bil sestanek sklican.

✓ Dnevni red, ki ne temelji na točki razno. Naj zaposleni participirajo pri kreiranju dnevnega reda, dnevni red naj že predvidi pripravo udeležencev na sestanek.

✓ Jasen namen in cilj, ki ga je na sestanku treba doseči.

✓ Povabljeni morajo biti pravi ljudje. Vsaka oseba, ki je povabljena na sestanek, natanko ve, zakaj je tam in kako naj bi prispevala k sestanku.

✓ Sestanek je časovno omejen, časovni okvir naj se spoštuje.

✓ V okviru razpoložljivega časa poskrbimo tudi za to, da pogledamo, kaj smo se dogovorili ter kdo in do kdaj bo to naredil.

✓ Vodja skrbi za tempo, mora usmerjati sestanek v akcijo in uvajanje sprememb ter v zastavljene cilje.

✓ Zaključimo sestanek 15 minut pred koncem, da udeleženci lahko pogledajo sklepe in se dogovorijo o izvedbi le-teh.

✓ Vodja dovoli zaposlenim, da se umaknejo s sestanka, kadar zaposleni ne morejo prispevati k njemu in presodi, da je njihova  udeležba nepotrebna.

✓ Spremljamo realizacijo tega, kar smo se dogovorili na sestanku. To pa je tudi edini cilj sestankov, vse ostalo vodi v zgoraj omenjeno sanjarjenje, dolgčas, nezadovoljstvo…

Učinkoviti sestanki so torej nujno potrebni za optimalen potek dela. Sestankov ne moremo nadomestiti le s pogovori ena na ena ali katerokoli drugu obliko komunikacije, lahko pa jih skrbno načrtujemo in jih namensko sklicujemo.

Tudi jaz imam kaj povedati!

Pogosta napaka pri vodenju sestankov, ki ji bom namenila malce več kot le alinejo, je ne-vključevanje vseh zaposlenih v dialog. Tako kot obstajajo sodelavke in sodelavci, ki imajo vedno kaj za povedati na sestankih, so na drugi strani mnogi zaposleni, ki na sestankih ne pridejo do izraza, se ne oglašajo. Zakaj? Razlogov je mnogo. Nekateri se ne marajo izpostavljati, nekateri čakajo na povabilo, nekateri so nekoliko bolj introvertirani ali pa jih preglasijo drugi. Sami razlogi morda niti niso tako ključni, v kolikor ne gojimo kulture, da se ''tihe'' posameznike ''pusti pri miru.'' Raziskave so namreč pokazale, da se posamezniki, ki se jih ne vključi v pogovor, ne čutijo cenjene in so slabše povezani z menedžmentom. Vedeti moramo, da imamo ljudje potrebo po tem, da smo doprinos, da prispevamo k nečemu. Učinkovit član katerekoli ekipe si takrat, ko se lahko v celoti izraziš.

Na sestanku torej ne smemo pozabiti, posameznika povabiti v dialog, pri tem smo pozorni na ton in način komunikacije in ne sodimo, če tokrat zavrne. Gre za povabilo in ne ukaz.  (Ponovno) povabilo v dialog napovemo in izpeljemo na naslednjem sestanku, pri tem smo pristni, naša namera, da slišimo vsakega, naj bo iskrena. Na ta način tudi dosežemo zavzetost posameznika na sestanku.  

Z veseljem delim z vami izkušnje in dodatne ideje za uspešno vodenje sestankov.

Za vas piše: 

MAJA ROTAR, svetovalka

Po izobrazbi univerzitetna diplomirana socialna delavka z več kot petnajstletnimi izkušnjami s področja karierne orientacije in razvoja človeških virov. Delo na področju razvoja kariere ji sledi že od njene prve zaposlitve in jo dohiti, ne glede na to h kateremu delodajalcu gre. Različne ciljne skupine ji niso tuje, takrat pride na dan socialna delavka, ki se še vedno skriva v njej. Ob tem izvaja treninge za razvoj mehkih veščin, usposablja druge strokovne delavce na področju karierne orientacije in raziskuje področje merjenja kompetenc. Matematike in fizike ne mara, a zavoljo kvalitete dovoljuje vstop merskim instrumentom v njeno polje dela. Najbolj je srečna, ko ji uspe doseči idealno razmerje med osebnim delom z ljudmi in poglabljanjem v stroko. Rada preučuje ljudi in njihovo vedenje ter pri tem uporablja različne metode. Podjetjem svetuje pri razvoju kadrov, njihovim zaposlenim pa glede njihovega lastnega razvoja.

Maja je vodja projekta Svetovanje za zaposlene (projekt sofinancira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada, ter Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport).

Sodelavci o Maji:

• Zapomni si vsa imena.
• Izredno zanimivo jo je poslušati, saj vsako še tako nezanimivo stvar naredi zanimivo (včasih jo sogovorniki poslušajo z odprtimi usti).
• Usmerjena je v ideje (strokovnjakinja) zagnana za ideje, ne odstopa od začrtanih ciljev, preudarna (premisli, preden se odloči).

Maja je dosegljiva na:

maja.rotar@cene-stupar.si

030 704 364